5 Fungsi Manajemen dan Penjelasannya

Fungsi manajemen merupakan elemen-elemen dasar yang selalu melekat dalam proses manajemen dan dijadikan acuan manajer dalam melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi manajemen yang paling mendasar adalah perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan (actuating), dan pengawasan (controlling). Di bawah ini dijelaskan fungsi manajemen sebagai berikut planning, organizing, staffing, leading, dan controlling.
APerencanaan (Planning)
Perencanaan merupakan serangkaian proses pemilihan/ penetapan tujuan organisasi dan penentuan berbagai strategi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. T. Hani Handoko mengemukakan   4 tahap yang harus dilalui dalam proses perencanaan yaitu:
  • 1Menetapkan Serangkaian Tujuan

Perencanaan dimulai dengan keputusan tentang keinginan kebutuhan organisasi/kelompok kerja.
  • 2Merumuskan Keadaan Saat Ini

Dengan menganalisis keadaan sekarang secara baik, maka dapat diperkirakan keadaan di masa yang akan datang.
  • 3Mengidentifikasi Kemudahan dan Hambatan

Dalam mengidentifikasi kemudahan dan hambatan dapat dipakai metode SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, and Treats). Kemudahan, hambatan, kekuatan, dan kelemahan dari organisasi perlu diidentifikasi untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan.
  • 4Mengembangkan Rencana untuk Pencapaian Tujuan

Tahap terakhir dari proses perencanaan diperlukan berbagai penilaian alternatif dan pengambilan keputusan untuk menentukan pilihan terbaik di antara berbagai alternatif yang ada.
Bagi sebuah organisasi, perencanaan sangat diperlukan, karena tanpa perencanaan yang baik, kegiatan organisasi tidak akan berjalan dengan baik. Perencanaan yang baik akan memberikan manfaat, antara lain sebagai berikut.
  1. dapat dijadikan pedoman dalam pelaksanaan kegiatan;
  2. dapat menjamin tercapainya tujuan organisasi;
  3. dapat mengurangi resiko yang mungkin terjadi di masa yang akan datang; dan
  4. mudah dalam melakukan pengawasan.

BPengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian merupakan rangkaian aktivitas pembagian tugas yang akan dikerjakan, serta pengembangan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan, agar pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik.
Fungsi pengorganisasian meliputi:
  1. perumusan tujuan secara jelas,
  2. pembagian tugas pekerjaan,
  3. mendelegasikan wewenang, dan
  4. mengandung mekanisme koordinasi.

Ada beberapa bentuk organisasi yaitu sebagai berikut :
1Organisasi Garis
Pada bentuk ini, wewenang pimpinan langsung ditujukan kepada bawahan. Bawahan bertanggung jawab langsung pada atasan. Contohnya adalah garis komando yang dilaksanakan oleh kesatuan militer.
Ada beberapa kebaikan organisasi garis yaitu:
  • proses pengambilan keputusan cepat,
  • kesatuan komando terjamin, karena berada pada satu tangan,
  • pembagian kerja jelas dan mudah dilaksanakan, dan
  • jumlah karyawan sedikit serta rasa solidaritasnya tinggi.

Sedangkan kelemahan dari organisasi garis adalah sebagai berikut.
  • kecenderungan pimpinan bertindak otoriter,
  • maju mundurnya organisasi berada di tangan satu orang, 
  • kesempatan kerja untuk berkembang terbatas, dan
  • sistem kerja bersifat individual.

2Organisasi Garis dan Staf
Pada bentuk ini, pimpinan dibantu oleh staf dalam pelaksanaan tugas. Kewenangan tetap berada pada pimpinan, dan pimpinan mendapat saran dari para staf ahli. Bentuk organisasi ini banyak ditemukan di berbagai instansi/ perusahaan.
Kebaikan dari organisasi garis dan staf adalah sebagai berikut.
  • cocok diterapkan dalam organisasi yang bersifat kompleks;
  • dengan berpedoman pada prinsip the right man in the right place, maka memungkinkan adanya spesialisasi;
  • keputusan yang diambil lebih rasional karena dipikirkan lebih dari satu orang;
  • adanya pembagian tugas secara lebih tegas antara pimpinan, staf, dan bawahan; dan
  • koordinasi dapat berjalan dengan baik karena tiap-tiap bidang telah memiliki tugas yang sesuai.

Sedangkan kelemahan dari struktur organisasi garis dan staf adalah sebagai berikut.
  • dimungkinkan terjadinya perintah lebih dari satu orang, sehingga pelaksanaan tugas sering menjadi bingung;
  • karyawan cenderung tidak saling mengenal;
  • solidaritas karyawan kurang; dan
  • jumlah tenaga kerja yang diperlukan cukup banyak.

3Organisasi Fungsional
Pada bentuk ini satuan-satuan organisasi disusun dalam bentuk lurus, berdasarkan sifat dan macam fungsi yang harus dilaksanakan. Wewenang fungsional merupakan wewenang staf yang dapat memberi perintah kepada bawahan yang sesuai dengan fungsinya. Adapun kebaikan dan kelemahan dari struktur organisasi fungsional adalah sebagai berikut.
Kebaikan struktur organisasi fungsional antara lain:
  • adanya pembagian tugas yang jelas, maka kesimpang- siuran perintah dari atasan dapat dihindari,  
  • adanya spesialisasi pekerjaan, sehingga produktivitas semakin tinggi,
  • koordinasi dapat dilakukan dengan mudah, dan
  • penggunaan tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsinya.

Kelemahannya organisasi fungsional antara lain:
  • tanpa mengadakan latihan terlebih dahulu, mutasi kerja sulit dilakukan,
  • koordinasi secara menyeluruh sulit dilakukan,
  • karena bidang tugas yang berlainan, maka dapat terjadi pengkotak-kotakan karyawan, dan
  • kesimpangsiuran tugas masih mungkin terjadi karena perintah bisa datang lebih dari satu orang.

C.   Penyusunan Personalia (Staffing)

Penyusunan personalia merupakan aktivitas kepegawaian yang ditujukan untuk memperoleh tenaga kerja yang cakap dan dalam jumlah yang tepat. Fungsi staffing berkenaan dengan penarikan, pelatihan, dan pengembangan serta penempatan, dan pemberian orientasi pada karyawan dalam lingkungan kerjanya.

DPengarahan (Leading/Directing)

Pengarahan merupakan aktivitas dalam manajemen yang berhubungan dengan pemberian bimbingan, saran-saran, motivasi, penugasan, perintah-perintah, atau instruksi kepada bawahan untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan.

EPengendalian (Controlling)

Pengendalian merupakan serangkaian pengawasan agar pekerjaan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Ada beberapa langkah dalam proses pengendalian yaitu:
  1. menetapkan standar dan metode untuk mengukur prestasi;
  2. mengukur prestasi kerja;
  3. membandingkan apakah prestasi kerja sudah sesuai dengan standar yang telah ditentukan; dan
  4. pengambilan tindakan koreksi atau perbaikan.